Stress, E-Mails und das Telefon

E-Mails, E-Mails, E-Mails, E-Mails!

Es ist kein Geheimnis, dass viele von uns den ganzen Tag E-Mails beantworten, lange bevor wir im Büro ankommen und lange nachdem wir gegangen sind. Es ist auch bekannt, dass das schädlich für unsere Gesundheit ist, da es Stress erhöht und unsere Work-Life-Balance beeinträchtigt.

Wer die psychische Belastung am Arbeitsplatz reduzieren möchte, sollte sich unbedingt seine E-Mail-Gewohnheiten anschauen. Wissen Sie, wie viel Zeit Sie wirklich mit E-Mails verbringen? Der durchschnittliche Mitarbeiter sendet und empfängt mehr als 120 E-Mails pro Tag. Eine Studie zeigt, dass Menschen bis zu 12 Stunden pro Woche im Büro und weitere 5 Stunden zu Hause verbringen, um E-Mails zu lesen und zu beantworten.

Natürlich haben E-Mails ihre Vorteile. Aber wie viel einfacher wäre Ihr tägliches Leben (und Ihr Stressmanagement), wenn Sie nicht ständig in Ihr E-Mail-Fach schauen müssten, um der Marketingabteilung ein Update zu schicken, oder E-Mails an Ihren Chef schreiben und bearbeiten würden?

Denken Sie an all die Arbeit, die Sie in dieser Zeit erledigen könnten! Forschung zeigt, dass weniger mit E-Mails verbrachte Zeit zu weniger Stress am Arbeitsplatz führt. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum einige Unternehmen sogar das mailen nach Feierabend zu Gunsten von besserem Umgang mit Stress am Arbeitsplatz verboten haben.

Lassen Sie Ihre Arbeit auf der Arbeit

Dabei sind die besten Maßnahmen gegen Stress am Arbeitsplatz eigentlich offensichtlich: Lassen Sie die Arbeit im Büro, einschließlich Ihrer E-Mails! Und doch ist das berufliche E-Mail-Fach auf dem Smartphone eingerichtet, ohne einen weiteren Gedanken daran zu verschwenden – weder über die verlorene Zeit, noch über die damit einhergehende zusätzliche psychische Belastung am Arbeitsplatz oder über die damit verbundenen Sicherheitsrisiken. Der Zugriff auf Arbeitsdaten über unsicheres WiFi in einem Café oder einem nicht ordnungsgemäß gesicherten WLAN zu Hause kann nämlich zu kleinen (oder sogar großen) Datenschutzverletzungen führen. Diese Dinge bleiben aber meist unbedacht.

Telefonieren um die psychische Belastung am Arbeitsplatz zu reduzieren

Stellen Sie sich vor, Sie wären nicht 24 Stunden am Tag per E-Mail erreichbar und was dies für Ihr Stressmanagement bedeuten würde. Was wäre, wenn wir uns der Herausforderung stellten würden, E-Mails nur an unseren Computern zu checken? Das heißt nicht, dass Sie Ihre E-Mails überhaupt nie überprüfen sollten, manchmal ist es notwendig, wenn Sie beispielsweise eine bevorstehende Deadline haben. Oder was wäre, wenn Sie zuhause nur eine Stunde lang E-Mails abarbeiten würden und ansonsten offline bleiben würden? Oder noch radikaler, wie wäre es, wenn Sie an einem Tag pro Woche nur telefonisch und zu bestimmten Zeiten erreichbar wären? Welche Auswirkungen hätte das auf den Stress am Arbeitsplatz?

Aber was ist, wenn es wichtig ist?

Die Lösung ist, ganz old school: Das Telefon! Der Übergang von der ständigen schriftlichen Kommunikation zurück zur Telefonie hat das Potenzial, nicht nur Ihren Blick auf Ihr Arbeitsleben zu verändern, sondern auch die Verbindung von Mensch zu Mensch wieder aufleben zu lassen, die in der digitalen Welt verloren geht.

Sie könnten argumentieren, dass es wichtig ist, jeden Morgen eine E-Mail von Ihrem Vorgesetzten zu erhalten, um Ihren Tag zu planen. Aber es gibt auch andere Möglichkeiten dafür, die sogar noch den Stressabbau am Arbeitsplatz begünstigen.

Unser Gründer und CEO Hans Lasonder erinnert sich an eine einfachere Zeit, bevor E-Mails die geschäftliche Kommunikation übernahmen: „Bevor ich Teleforwarding gründete, arbeitete ich für eine Reihe von multinationalen Unternehmen. Ich erinnere mich deutlich daran, dass wir in einer dieser Positionen telefonische „Montagmorgen-Besprechungen“ hatten. Jeden Montag wurden wir um 7 Uhr morgens angerufen, um mit unserem Regionaldirektor die letzte Woche zu besprechen. In diesen Sitzungen fasste der Direktor die vergangene Woche zusammen und bereitete uns auf die kommende Woche vor. Dadurch wurde der Wochenstart für uns alle viel einfacher.“

Wenn wir auf diese Art E-Mails reduzieren, sparen wir Zeit, Energie und Stress am Arbeitsplatz, welche ansonsten an E-Mails verschwendet werden. Häufig verwenden Menschen E-Mails, um Konfrontationen zu vermeiden oder Entscheidungen zu treffen. Denken Sie daran, wie oft Sie eine E-Mail erhalten haben, deren Inhalt Sie nicht vollständig verstanden haben. Anstatt das Problem aber am Telefon zu klären, schickt man unzählige weitere E-Mails und versucht auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen, was die psychische Belastung am Arbeitsplatz weiter erhöht.

Sie benötigen eine einfache Lösung? Wie wäre es, wenn Sie anstelle von langen E-Mail Konversationen in der Zeit zurückreisen würden und die wöchentliche Telefonkonferenz einführen würden, an die sich Herr Lasonder erinnerte. Damit würde sichergestellt werden, dass alle auf dem gleichen Stand sind und ihre Woche mit sinnvoller und produktiver Arbeit verbringen können, anstatt unnötige E-Mails zu bearbeiten. Und dazu verbessern Sie Ihr Stressmanagement!

Wir helfen Ihnen gerne bei diesem Umstieg. Kontaktieren Sie uns für ein Angebot für lokale Telefonnummern (auch für Telefonkonferenzen) für Ihre Mitarbeiter!