Back to Basics: Das Telefon und die Telefonkonferenz

Wer kennt es nicht: Man möchte einen Skype-Anruf starten und wird direkt aufgrund von technischen Schwierigkeiten und Verbindungsproblemen unterbrochen. Kein Wunder, dass die meisten solche Situationen lieber vermeiden. Auch wenn persönliche Gespräche die beste Alternative wären, ist das in Zeiten von landesweit oder sogar weltweit verteilten Unternehmensstandorten leider oft nicht möglich.

Aus diesem Grund wird heutzutage fast alles über den E-Mail-Verkehr geregelt. Aber das ist nicht immer einfacher – abgesehen von der unsäglichen Anzahl an täglichen E-Mails gibt es dort andere Schwierigkeiten: Muss ich antworten? Soll ich allen antworten? CC oder BCC?

Mit den scheinbar unverzichtbaren E-Mails im Unternehmensalltag wird manchmal vergessen, dass es manchmal besser ist, einfach zu telefonieren oder eine Telefonkonferenz abzuhalten.

Distanzen überbrücken

Im Zuge der Globalisierung sind viele der Kollegen vom Schreibtisch nebenan in andere Städte und manchmal sogar auf andere Kontinente gezogen. Auch wenn es ab und zu möglich ist, für im Voraus geplante Geschäftstreffen zusammenzukommen, ist das lange nicht immer der Fall. 

Denken Sie beispielsweise an Notfälle, die so schnell wie möglich bearbeitet werden müssen – manchmal sogar schneller als eine Reise in eine andere Stadt dauern würde, oder gar ein Flug zu einem außereuropäischen Ziel. Dieses Problem können Sie einfach lösen, indem Sie eine Telefonkonferenz einrichten, in der Sie alles wichtige direkt und sofort mit Ihren Kollegen besprechen können. 

E-Mails und Sprachbarrieren

Wenn man Kontakt mit ausländischen KollegInnen hat, steht auch die Sprache des Öfteren im Weg. Gerade bei E-Mails an Leute mit einer unterschiedlichen Muttersprache können Aussagen missverstanden und falsch aufgefasst werden. Dadurch können E-Mails als unhöflich verstanden werden, obwohl das von Seiten des Senders nicht so gemeint war – etwas, was bei direkter Kommunikation, wie beispielsweise in einer Telefonkonferenz, nicht so leicht passiert. Durch die Stimmlage oder den Gesichtsausdruck werden Dinge dort ganz anders interpretiert. Mögliche Fragen oder Unklarheiten können zudem direkt geklärt und beantwortet werden, anstatt zig E-Mails hin und her senden zu müssen.

Geschäftsreisen und ihre Kosten

Abgesehen von den bereits genannten (Stress-)Faktoren zerstören die vielen geschäftlichen Flüge auch unseren Planeten. Falls Sie unsere Beitragsreihe zur Nachhaltigkeit verpasst haben, können Sie dort genau nachlesen, wie Geschäftsreisen zur Klimaerwärmung beitragen.

Dazu kommen noch viele finanzielle Kosten dazu, die durch Flüge, Mahlzeiten oder Hotels entstehen. Wenn man kleine, nicht zwingend notwendige Geschäftsreisen verzichtet durch Telefonkonferenzen ersetzen würde, könnten viele Kosten eingespart werden. Dies kann besonders für kleine und mittelständige Unternehmen eine große finanzielle Erleichterung sein. 

Schließlich müssen auch die persönlichen Kosten von Geschäftsreisen beachtet werden, wie der dadurch entstehende Stress durch beispielsweise Jet-Lag oder Zeitdruck. Studien haben gezeigt, dass viele Geschäftsreisen unter anderem zu Übergewicht, Alkoholabhängigkeit und Depressionen führen können.

Wie wäre es mit einer Telefonkonferenz?

Aus diesen Gründen ist es gut, sich auf das Wesentliche zu besinnen und wieder telefonisch miteinander zu sprechen, anstatt sich auf schriftliche Kommunikation oder Geschäftsreisen zu verlassen. Telefonkonferenzen sind dabei schneller, gesünder, nachhaltiger und sogar kostengünstiger.

Wir können Ihnen dabei helfen, die entsprechende Infrastruktur (beispielsweise lokale Rufnummern zu Ihren verschiedenen Unternehmensstandorten) einzurichten, damit Sie ohne große Schwierigkeiten oder Kosten wieder Telefonate abhalten und Telefonkonferenzen einrichten können. Kontaktieren Sie uns noch heute und erhalten Sie ein Angebot, dass auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist!